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【干货分享】差旅费报销如何避免入坑?

发布日期:2019-07-13 作者:海燕策略官网 点击:

   差旅费指出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费和公杂费等各项费用。因为差旅费往往涉及金额不大,很多企业都不重视,导致会计人员报销处理也比较随意,只要出差人员拿回来的发票是真的就直接做报销处理,但是营改增之后,就因为差旅费违规,很多企业栽了!

    那么如何正确把从差旅费做报销处理避免入坑呢?

差旅费

1
出差产生的所有费用都计入差旅费进行核算

×错误处理:

这个差旅费的范围千万不能私自扩大,把出差招待客户的餐费、娱乐、健身、旅游、购物、馈赠等支出都计入差旅费进行报销。


√正确处理:

(1)送礼、招待吃饭之类的属于业务招待性质的,都统一纳入业务招待费进行核算;

(2)娱乐唱K、洗浴之类的费用,严格意义上讲都不属于企业生产经营所必须的费用,即使计入费用都很牵强,真要计入费用的话,就计入福利费。

(3)机票,车票、住宿费发票、餐费发票等都可以粘贴在一起,以管理费用——差旅费的名义报销。

2
住宿费专用发票全额抵扣或全不抵扣

   这是个新问题,一定要重视!营改增之后,住宿可以开专票了,所以很多企业积极响应。但是现在存在这样一个很严重的问题。

   如果公司规定一天的报销住宿费标准是500元一天,超过部分自己承担。但是员工出差回来开了一张700元住宿费专票,怎么报销?


×错误处理:

(1)直接将专票全额认证抵扣,但是按照500元报销标准进行支付。

Ps:这种情况明显就是多抵扣,这种风险,如果被税务稽查到或者预警发现,不仅需要补税,还可能面临处罚。 

(2)看到发票金额超标准了直接不抵扣,当普通发票使用。


√正确处理:

(1)拿700元专票去认证抵扣之后,再把多出来的200元作进项税转出。

Ps:这个麻烦一点,但是可以省点税。

(2)明确告诉员工金额超标准,重新开一张700元的普通发票,不要开专票。

(3)让员工重新开500元的专用发票,超额部分不用开。

费用报销

3
差旅费缺少文件,用公司内控文件支撑

√正确处理:

   需凭真实、合法的凭据准予税前扣除,差旅费真实性的证明材料应包括:出差人员姓名、地点、时间、任务、支付凭证等。

Ps:税法讲究是必须合法合理,所以企业报销差旅费一定要有严格的差旅费管理制度,这个不仅是税务要求,更是以后企业审计、税务调查时候的重要证据。

4
员工随便找些发票就报销差旅费补助可以吗?

   因为关于个税这一块,目前各地执行口径差异比较大。很多地方要求差旅补助必须有发票,

   报销10月5号的出差费用,拿6月的餐票来报销可以吗?

×错误处理:

   直接让业务人员在外面找发票报销,只要是真实的发票,不管日期等直接报销抵扣。

 Ps:这严格违反了企业所得税法的规定,必须是真实业务。根据个人所得税法的原则,如果属于工资性质的补贴都需要缴纳个税的。

个税

√正确处理:

    员工差旅补助,因为税法里面对差旅补助可以免征个税,如果员工每天补助不多的话,直接计入差旅费吧。找发票也是徒劳的,反而增加税务风险。

 Ps:要想完全规避税务风险的话,要求员工提供在差旅期间合规的费用发票,具体大家可以自己根据企业实际情况来认定。

5
外来人员差旅费能不能计入差旅费报销?

×错误处理:

   差旅费的定义在企业经营必须发生的,由自己员工执行的费用。公司来了个审计师各种车票、来个维修师傅的打车票等都不能随随便便就计入差旅费,这些虽然看上去是差旅费,但是实质上还是支付的外部劳务费或招待费。


√正确处理:

(1)外单位有偿提供劳务,合同约定了差旅费由本单位承担或报销,而自己企业承担或报销差旅费属于劳务费支付的一种形式。如果合同里面备注,差旅费由聘用方承担,这种就属于差旅费计入审计费用即可。因为如果你们不承担的话,他们就给你开审计服务费发票,也是同样的道理。 

(2)外单位人员提供无偿劳务,或虽是有偿劳务但是合同并未约定差旅费,而是企业自愿承担或报销了住宿、交通费的,可以视为业务招待费进行税前扣除。

Ps:外单位人员的差旅费,不是本单位的支出,不能税前扣除。

“出差不怕苦和累,就怕报销差旅费”,出差人员的拿回来一堆的报销单,最后作报销处理的还是会计人员,这份工作如果没有足够的耐心也是很难坚持下去的。但是不能因为工作繁琐而违规处理,这对企业对自身的发展都利益受损的。差旅费报销乱象在企业 中仍是存在的,各位财务人员切记这几条避免入坑哦~~

本文网址:http://www.suriantech.com/news/555.html

关键词:差旅费报销,发票报销,会计学习

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